En la economía digital, un NIF mal escrito, un nombre social con tildes cambiadas o un alta censal caducada pueden costar ventas, sanciones y meses de reclamaciones con la Agencia Tributaria. Por eso, la AEAT ha publicado el Manual Técnico del Web Service de Consulta Masiva de Calidad de Datos Identificativos, una guía para que empresas, despachos y administraciones verifiquen de forma automatizada y a gran escala los datos de clientes y proveedores antes de emitir facturas, remitir ficheros al SII o darse de alta en el ROI (registro de operadores intracomunitarios).

El documento, disponible en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, desgrana cómo consumir un servicio web (WS) —orientado a máquina— que devuelve la calidad y la validez de los datos identificativos de terceros (y propios), con indicadores claros del estado censal, correspondencia NIF-Nombre/Denominación, y códigos de resultado que permiten automatizar decisiones en los ERP y sistemas de facturación.

A continuación, un recorrido en clave práctica por qué hace el servicio, quién puede usarlo, cómo se integra y por qué conviene adoptarlo cuanto antes.

¿Qué problema resuelve?

Quien gestiona facturación o contabilidad lo sabe: una cuarta parte de las incidencias contables y fiscales tiene su origen en errores de identificación:

• NIF/NIE mal capturado o con letra errónea.
• Desajustes entre NIF y nombre/razón social (abreviaturas, tildes, cambios de denominación).
• Contrapartes no dadas de alta o con NIF revocado o baja en el censo (por deudas o inactividad).
• Proveedores sin NIF-IVA válido para operaciones intracomunitarias.
• Dudas sobre residencia fiscal o situación censal (alta/baja, revocaciones, causas).

En un contexto de Suministro Inmediato de Información (SII), factura electrónica B2B y controles crecientes contra el fraude, cada campo cuenta. Un “dato sucio” puede detonar rechazos de libros de IVA, pérdida del derecho a deducción o requerimientos que consumen tiempo y margen.

El web service de Consulta Masiva de Calidad de Datos Identificativos nace para prevenir esos errores a golpe de validación previa y automatizada: antes de emitir una factura, antes de registrar a un cliente en el CRM, antes de remitir una remesa SII, antes de presentar un 349.

¿Qué ofrece exactamente el servicio?

El WS de la AEAT exposición de datos mínimos y necesarios para validar identidades. En su versión actual, el servicio está centrado en identificación fiscal y calidad del dato y devuelve, para cada registro consultado, un paquete de campos de respuesta que suelen incluir:

• Resultado de identificación: IDENTIFICADO, NO IDENTIFICADO o IDENTIFICADO CON DISCREPANCIAS.
• Coincidencia de nombre/denominación social: indicador de match entre el texto facilitado por el cliente y el que consta en el censo (con normalización de mayúsculas, tildes y caracteres especiales).
• Situación censal: ALTA, BAJA en el censo de obligados tributarios; revocación del NIF (art. 146 bis LGT) y, en su caso, fechas relevantes.
• Tipo de NIF: DNI, NIE, NIF persona jurídica (antiguo CIF), NIF “K/L/M” (no residentes), etc.
• Indicadores complementarios: en su caso, pertenencia al ROI (registro de operadores intracomunitarios), información de NIF-IVA comunitario (verificación VIES), o inconsistencias detectadas.
• Códigos y mensajes de error/advertencia estandarizados para tratamiento automatizado (por ejemplo, “NIF no válido”, “Nombre no coincide”, “Estado: baja en censo”, “NIF revocado”).

El manual técnico detalla la estructura de mensajes, los esquemas XML/SOAP (o JSON si hay modalidad REST), los catálogos de códigos, y proporciona ejemplos de petición/respuesta para facilitar la integración.

Importante: Por protección de datos, el servicio devuelve la información estrictamente necesaria para la verificación; no es un “Padrón” ni un acceso general a ficheros de terceros. Su fin legítimo es cumplir obligaciones fiscales y evitar fraude/errores en procesos administrativos y de facturación.

¿Quién puede usarlo?

El acceso está pensado para:

• Personas jurídicas y físicas que necesiten verificar datos de terceros en el marco de obligaciones tributarias (facturación, SII, declaraciones informativas, contratos públicos, subvenciones).
• Colaboradores sociales (asesorías, despachos, gestorías) con apoderamiento válido de sus clientes.
• Entidades del sector público con competencias de gestión tributaria o control del gasto.

El alta en el servicio requiere:

• Certificado electrónico cualificado (FNMT, DNI-e u otros admitidos por la AEAT) o mecanismo Cl@ve para pruebas.
• Solicitud de acceso desde la Sede Electrónica de la AEAT, aceptando condiciones de uso (finalidad, seguridad, límites de volumen).
• En su caso, registro de IPs o claves API y vinculación del NIF del titular del certificado a la cuenta que consumirá el WS.

¿Cómo se integra? (visión técnica resumida)

El Manual Técnico describe la arquitectura del servicio y los pasos para su uso en producción y entorno de pruebas:

1. Descarga de especificaciones
   • Esquemas de mensajes (WSDL/XSD para SOAP o OpenAPI/JSON para REST).
   • Guía de campos: obligatoriedad, formatos, longitudes, codificación (UTF-8), normalización de nombres.
   • Catálogo de códigos de respuesta y tablas de referencia (tipos de NIF, estados censales, causas de baja/revocación).
2. Autenticación y seguridad
   • Mutua TLS con certificado de cliente.
   • Cabeceras de firma digital si el esquema lo exige.
   • Control de volumen (límites diarios/mensuales) y trazabilidad (identificadores de transacción).
3. Operaciones disponibles (nomenclatura orientativa)
   • ConsultaDatosIdentificativos: verificación unitaria de NIF+Nombre/Denominación.
   • ConsultaMasivaIdentificativos: envío en lote de varios registros (decenas/millares) y recepción de resumen + detalle por elemento.
   • ConsultaNIF-IVA/ROI: verificación de NIF-IVA para operaciones intracomunitarias (enlazando con VIES o con el censo interno).
   • Otros end points relacionados: consulta de situación censal, revocación del NIF, domicilio fiscal (cuando aplique), etc.
4. Formatos y límites
   • Lotes con un número máximo de registros por llamada (p. ej., 1.000).
   • Cola asíncrona para volúmenes altos: se envía el lote, el servicio devuelve un identificador y se recupera el resultado más tarde.
   • Codificación de nombres: se aconseja normalizar (sin tildes, sin signos, mayúsculas) para reducir falsos negativos de coincidencia.
5. Entornos
   • Pruebas (preproducción): URL específica con dataset ficticio para validaciones de desarrollo y QA.
   • Producción: URL segura de la Sede; mismo contrato de interfaz que en pruebas.
6. Trazabilidad y auditoría
   • Registro de peticiones y respuestas con timestamp, NIF emisor y hash de la carga para evidencias de cumplimiento.
   • Gestión de errores/transitorios (reintentos con backoff, control de duplicados).

Casos de uso: del ERP al e-commerce

• Onboarding de clientes/proveedores: validar NIF y nombre/razón social al alta en CRM/ERP; bloquear el alta si no identificado o NIF revocado, o avisar si hay discrepancias de nombre.
• Prevención de errores en facturas: comprobar antes de emitir que los datos del destinatario coinciden con el censo; útil en factura electrónica y SII para reducir rechazos y requerimientos.
• Operaciones intracomunitarias (ROI/NIF-IVA): verificar NIF-IVA válido y vigente para exenciones de IVA y declaraciones 349; registrar evidencias de verificación.
• Depuración de bases de datos: limpiezas periódicas (p. ej., trimestrales) de maestros de terceros para mejorar calidad de datos y reporting.
• Control interno y compliance: chequear que no se paga a terceros con NIF revocado o en baja censal (riesgo fiscal y reputacional).

Buenas prácticas para mejorar la “calidad del dato”

El manual no se limita a la interfaz técnica: subraya la importancia de normalizar y gestionar la información antes de consultar:

• Normalizar nombres/razones: eliminar tildes, símbolos y duplicidades (“S.L.” / “SL”), unificar mayúsculas, y mantener la denominación oficial de la escritura/AEAT.
• Separar campos: no mezclar razón social con marcas comerciales; almacenar nombre/razón, NIF, tipo de NIF, país y domicilio en campos estructurados.
• Validación en origen: controles en formulario (máscara de NIF, checksum de letra, desplegables de formas jurídicas).
• Trazabilidad: guardar resultado y fecha de cada verificación del WS en ficha de tercero y en documentos clave (p. ej., pedido/factura), para poder justificar diligencia ante inspección.
• Gobernanza: designar responsables de dato maestro y un ciclo de depuración programado.

Qué devuelve el WS: leer el “semáforo” (códigos y decisiones)

Una de las claves del servicio es que estandariza la semántica del resultado, de forma que sistemas y personas puedan actuar sin dudas. Por ejemplo:

• IDENTIFICADO: el NIF existe y el nombre/razón coincide (o coincide tras normalización). → Se puede operar con seguridad.
• IDENTIFICADO CON DISCREPANCIAS: el NIF existe, pero el nombre enviado no coincide (errores de tecleo, alias, cambios recientes). → Revisar/corregir y, si procede, solicitar justificante de identidad o escritura.
• NO IDENTIFICADO: no se encuentra el NIF o no cuadra con el tipo (letra errónea, NIF inexistente, baja, no residente sin alta). → Bloquear alta/operación y solicitar documentación/rectificación.
• Indicadores censales: BAJA, NIF REVOCADO, NO ROI, etc. → Dependiendo del caso, no emitir factura exenta, no registrar deducciones, no pagar hasta aclarar la situación.

El manual incluye tablas de códigos y mensajes para mapear cada caso en el workflow de negocio.

Ventajas de negocio: más allá del “cumplir”

• Menos errores y menos rechazos: reducir incidencias en SII, devoluciones de facturas y disputas con proveedores/clientes.
• Ahorro de costes: menos horas en correcciones, menos sanciones por deducciones indebidas, mejor cobro (datos de facturación correctos a la primera).
• Mejor “higiene” de datos: bases de terceros consistentes que alimentan BI, pricing, riesgo y marketing con menor ruido.
• Trazabilidad y evidencia: poder demostrar que se verificó la identidad y la situación censal antes de operar, algo cada vez más valorado por compliance y auditoría.

Aspectos de protección de datos y límites de uso

La AEAT recuerda que el uso del WS de consulta masiva debe atenerse a:

• Finalidad: exclusivamente para cumplimiento de obligaciones tributarias o prevención del fraude en el marco de la relación comercial/administrativa.
• Minimización: no utilizar la información para fines comerciales ajenos, ni almacenar más de lo necesario.
• Seguridad: proteger los ficheros y trazas; acceso autenticado y controlado; conservar evidencias solo por el tiempo imprescindible.
• Base jurídica: informar en la política de privacidad de la verificación y su finalidad; si se actúa como encargado (asesoría), contar con contrato de encargo de tratamiento.

Qué deben hacer ahora las empresas y despachos

1. Evaluar el caso de uso: ¿Dónde duele más el error de NIF/Nombre? (alta de clientes, SII, 347/349, e-commerce).
2. Solicitar alta en el servicio WS de Consulta Masiva de Calidad de Datos Identificativos con certificado y apoderamientos (si procede).
3. Integrar el WS en el ERP/CRM o, en su defecto, usar los formularios de la Sede para validaciones puntuales y ficheros CSV/XML si hay modo batch manual.
4. Definir reglas de negocio: qué hacer ante cada código (semáforo), quién revisa discrepancias, cómo se corrige y cómo se documenta.
5. Normalizar los datos maestros y programar depuraciones periódicas (apoyadas en el WS).
6. Medir y comunicar: indicadores de errores evitados, facturas aceptadas a la primera, incidencias en SII, horas ahorradas.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede utilizar el web service masivo de calidad de datos identificativos?
Empresas y profesionales que necesiten verificar datos de terceros para fines tributarios, colaboradores sociales con apoderamiento y entidades públicas. El acceso exige certificado y alta previa en la Sede de la AEAT.

¿Qué devuelve exactamente el servicio de la AEAT?
Un resultado de identificación (identificado/no identificado/discrepancias), calidad de coincidencia del nombre/razón social, situación censal (alta/baja, revocación del NIF), y códigos/mensajes estandarizados. En algunos casos, puede incluir indicadores de NIF-IVA/ROI para operaciones intracomunitarias.

¿Cómo se integra con mi ERP o CRM?
Mediante un servicio web (habitualmente SOAP con WSDL/XSD; en algunos casos también REST). El manual técnico proporciona esquemas, ejemplos de llamadas, códigos de respuesta y datos de entornos de prueba y producción. Se recomienda autenticación por certificado, control de volúmenes y registro de trazas.

¿Puedo validar IBAN o domicilios postales con este servicio?
El manual se centra en datos identificativos (NIF/Nombre y situación censal). La AEAT dispone de otros servicios y formularios para verificar NIF-IVA comunitario, y, según el caso, se pueden cruzar validaciones con terceros (bancos para IBAN) o con otros organismos (p. ej., Catastro). Conviene revisar el catálogo de servicios de la Sede.

¿Qué pasa si el servicio indica “Identificado con discrepancias”?
Significa que el NIF existe pero el nombre/razón aportado no coincide plenamente con el que figura en el censo (por tildes, abreviaturas, cambios de denominación). Lo prudente es corregir el dato maestro (pidiendo acreditación al cliente/proveedor) antes de facturar o declararlo en SII.

Fuentes: Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), Manual Técnico – Web Service (WS) Masivo: Calidad de Datos Identificativos. Sede electrónica de la AEAT. (Documento técnico con especificaciones, operaciones y ejemplos de integración).