En el día a día laboral, no son pocos los trabajadores que se enfrentan a una práctica habitual: recibir órdenes o promesas de sus superiores que no se ponen por escrito. Puede tratarse de horas extras que incumplen la legalidad, un pacto verbal sobre condiciones de trabajo o incluso compromisos que nunca llegan a cumplirse. El objetivo de muchos empresarios, en estos casos, es claro: no dejar rastro.

Sin embargo, existe un sencillo recurso que los juristas laborales más veteranos conocen bien y que cualquier empleado puede aplicar: convertir lo verbal en documental, aunque la empresa no lo quiera.

Grabaciones y correos: dos tipos de prueba diferentes

En el terreno judicial, no todas las pruebas tienen el mismo peso. Una grabación de audio es válida, siempre que uno de los interlocutores participe en la conversación (es decir, el propio trabajador). En este caso, se considera una prueba testifical, porque equivale a la empresa “declarando contra sí misma” de manera indirecta.

El problema es que este tipo de pruebas suelen tener limitaciones en instancias superiores. En un recurso de suplicación ante un Tribunal Superior de Justicia, por ejemplo, es mucho más difícil que prospere basándose únicamente en testimonios, incluso si estos son grabaciones.

Aquí entra en juego el documento escrito. Los jueces suelen otorgar mayor seguridad jurídica a una prueba documental que a una testifical. Y un simple correo electrónico puede marcar la diferencia.

El truco: enviar un email tras la conversación

El mecanismo es tan sencillo como eficaz: tras la conversación con el jefe o encargado, el trabajador envía un correo electrónico a la empresa con un texto neutral que deje constancia de lo hablado.

Ejemplos:

• “El día 12 de marzo, don Fulanito me comunicó lo siguiente: …”
• “En la reunión del 20 de abril, acordamos lo siguiente: …”

No hace falta pedir confirmación, ni mencionar que se ha grabado la conversación, ni cuestionar la legalidad de lo ordenado. Tampoco conviene caer en la fórmula de “me reservo el derecho a demandar”, que resulta innecesaria. Lo importante es que el correo exista y quede archivado.

Ese correo ya es prueba documental, y si la empresa lo niega, la grabación puede reforzar su validez en juicio. En la práctica, se obtiene una doble munición probatoria: por un lado, el documento escrito, y por otro, la grabación que confirma lo dicho.

¿Y los WhatsApp? También cuentan

Durante años, hubo debate en los tribunales sobre si un mensaje de WhatsApp podía considerarse prueba documental. Hoy, la tendencia está cambiando: cada vez más sentencias aceptan los WhatsApp como documentos válidos, siempre que se presenten correctamente, preferiblemente con un acta notarial o mediante herramientas de certificación que acrediten su autenticidad.

No obstante, sigue siendo común que algunos abogados los presenten solo en pantallazos, lo que debilita su fuerza probatoria. La recomendación de expertos es transcribir los mensajes en la demanda y acompañarlos de un medio de verificación oficial.

Así, un simple mensaje del tipo “acuérdate de quedarte dos horas más” enviado por un encargado puede convertirse en una pieza clave en un juicio laboral.

Más pruebas, más opciones de éxito

El objetivo de este “truco” no es tanto negarse a cumplir la orden —si esta fuera ilegal, la empresa sería la que tendría que justificarla en un hipotético despido—, sino acumular pruebas sólidas para futuros litigios:

• Reclamación de horas extra no pagadas.
• Demandas por funciones superiores.
• Incumplimientos de pactos o promesas.
• Tutelas de derechos fundamentales en casos de acoso o represalias.

Cuantas más pruebas haya —y cuanto más variadas sean—, más difícil será que la empresa escape a su responsabilidad en un tribunal.

Conclusión

En un entorno laboral donde todavía abundan los “empresaurios” que prefieren las palabras al papel, los trabajadores cuentan con herramientas sencillas para no quedar indefensos. Grabar, resumir por email o guardar un WhatsApp puede marcar la diferencia entre la palabra del jefe y una victoria judicial con pruebas documentales en la mano.

La tecnología, en este caso, se convierte en aliada: un correo, un audio o un mensaje de WhatsApp pueden ser el escudo que proteja al trabajador frente a abusos y promesas incumplidas.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Es legal grabar a mi jefe sin su consentimiento?
Sí, siempre que el trabajador participe en la conversación. Lo ilegal sería grabar conversaciones de terceros sin intervenir en ellas.

¿Un WhatsApp es siempre una prueba documental?
Depende. Cada vez más tribunales lo aceptan, pero es recomendable acompañarlo de un acta notarial o certificación para reforzar su autenticidad.

¿Un email enviado por el trabajador vale como prueba?
Sí. Aunque lo haya redactado el propio empleado, se considera prueba documental. Si además se acompaña de una grabación que lo respalde, su fuerza probatoria aumenta.

¿Qué es mejor, grabar o enviar un email?
Lo mejor es hacer ambas cosas: grabar para contar con una prueba testifical y enviar un email para tener una prueba documental.

vía: laboro-spain