Muchas empresas suelen pedir copias del DNI para diversas gestiones, pero, ¿es realmente legal hacerlo? La respuesta es no, salvo en excepciones muy específicas. El Documento Nacional de Identidad contiene información que, en la mayoría de los casos, no es necesaria para las empresas, lo que va en contra de las normativas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
¿Es buena idea pedir copias del DNI desde las empresas?
No, no lo es. El DNI contiene información que generalmente no es relevante para una empresa, como los nombres de los padres del titular. Pedir una copia del DNI supone una recogida innecesaria de datos, lo que contradice el RGPD. Lo adecuado es verificar los datos sin fotocopiar el documento.
¿En qué casos se puede fotocopiar el Documento Nacional de Identidad?
En determinadas situaciones, pedir el DNI para verificar la identidad es esencial para asegurar la seguridad de una transacción. Los casos más habituales son:
- Al contratar a un nuevo empleado: Es necesario para confirmar la legalidad de la contratación, cumpliendo con ciertas normativas laborales.
- Para abrir una cuenta en una entidad financiera: Ayuda a prevenir fraudes o suplantaciones de identidad.
- Al celebrar contratos o acuerdos comerciales formales: Es vital para la validez del negocio identificar a las partes involucradas.
- Por obligaciones fiscales y legales: Dependiendo del negocio, puede ser obligatorio conservar los datos identificativos de clientes o proveedores.
Contra el uso indiscriminado de copias del Documento Nacional de Identidad
Debido al uso descontrolado de copias del DNI por parte de empresas, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) intervino a través del informe 48/2023. Consultorías de protección de datos han advertido que conocer ciertos datos sensibles aumenta el riesgo de suplantaciones. Además, no siempre se respetan las normas de borrado seguro de datos ni los plazos máximos para su almacenamiento.
La AEPD sostiene que, aunque el DNI es útil para identificar a las personas, no todos los datos que contiene son necesarios. Por ello, ha emitido instrucciones a sectores como el hotelero para que dejen de pedir copias del DNI a los usuarios, centrándose solo en los datos requeridos por la policía.
Publicación de actos administrativos y el número de DNI
La AEPD también indica que, al publicar actos administrativos, no debe aparecer el número completo del DNI de los usuarios. Sin embargo, esto contrasta con las publicaciones del censo durante eventos electorales, accesibles al público y a los partidos políticos, que reciben copias con información sensible. La AEPD aún no ha dado su última palabra al respecto.
Riesgo de sanción
Ante el riesgo de sanción, es recomendable que las empresas consulten con una asesoría de protección de datos antes de pedir copias del DNI a trabajadores o clientes. El Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes.
Además, el Servicio de Verificación y Consulta de Datos, disponible en la Plataforma de Intermediación, permite a las entidades verificar los datos de un ciudadano sin necesidad de que este aporte documentos acreditativos como el DNI.
En conclusión, las empresas deben ser cautelosas al solicitar copias del DNI y asegurarse de cumplir con las normativas de protección de datos para evitar posibles sanciones.